Les documents du REF-Union

REF-Union, IARU

Statuts, règlements

C0-02

Le règlement intérieur

But et composition du REF-Union

Le présent règlement intérieur complète les statuts et en définit les conditions d’application.

Il peut, sur proposition du conseil d’administration, être modifié par un vote à majorité simple d’une assemblée générale.

Le conseil d’administration, ou le bureau exécutif sur sa demande, sont seuls habilités à traiter toutes les questions non prévues au présent règlement intérieur jusqu’à la prochaine assemblée générale.

Préambule

Le REF-Union est :

• l’unique représentant des radioamateurs français reconnu par l’Union internationale des radioamateurs, IARU, en tant que section française de l’IARU ;
• une union reconnue d’utilité publique, donnant ainsi la même reconnaissance d’utilité publique à l’ensemble de ses membres et associés, lesquels pourront s’en prévaloir ;
• une union agréée par les ministères cités dans ledit préambule et par les autres ministères dont l’agrément pourrait être nécessaire.

  Article 1 - Objet, généralités et organisation

1.1 - Associations, fédérations et unions

Les associations, fédérations et unions de radioamateurs regroupées dans le REF-Union peuvent avoir un caractère :

• national, lorsqu’elles sont composées de membres répartis dans toute la France, regroupés par affinité technique, socioprofessionnelle ou liée à un handicap ;
• régional, lorsqu’elles sont composées de membres domiciliés dans une même région ou une même zone administrative ;
• départemental, lorsqu’elles sont composées de membres domiciliés dans un même département ou, si la situation géographique le nécessite, dans une fraction de département ou dans un regroupement de tout ou partie de plusieurs départements.

1.2 - Personnes physiques

Les personnes physiques, adhérentes du REF-Union, peuvent être :

• des radioamateurs, titulaires d’un certificat d’opérateur, d’une licence et d’un indicatif de radioamateur, délivrés par l’administration ;
• des écouteurs des bandes radioamateurs ;
• des personnes s’intéressant aux activités radioamateurs en vue de devenir radioamateurs et qui s’engagent à en respecter les règles.

Ces règles sont contenues dans la charte des radioamateurs qui constitue un document annexé au présent règlement intérieur.

1.3 - Organisation du REF-Union

1.3.1 - Fédérations régionales ou de zone

Le REF-Union est organisé en 21 régions métropolitaines qui sont les régions administratives de la République française et en 3 zones de regroupement des départements, territoires et collectivités territoriales hors-métropole, dont les limites géographiques et la composition sont données en annexe.

Chacune des 21 régions métropolitaines est organisée sous forme d’une fédération régionale et chacune des 3 zones de regroupement hors-métropole sous forme d’une fédération de zone hors-métropole.

Ces fédérations régionales et de zone sont dotées de statuts conformes à la loi de 1901 (ou, en Alsace-Moselle, à loi citée à l’article 1 des statuts) et agréées par le conseil d’administration du REF-Union.

Leurs liens avec le REF-Union sont définis par une convention.

Elles sont placées sous la responsabilité d’un président et d’un vice-président, élus par l’assemblée générale régionale ou de zone, qui deviennent, s’ils sont ensuite élus par l’assemblée générale du REF-Union, respectivement délégué régional du REF-Union et suppléant ou délégué hors métropole du REF-Union et suppléant.

Leur mode d’élection est défini à l’article 5 du présent règlement intérieur.

1.3.2 - Établissements départementaux

Chacune de ces fédérations régionales ou de zone est composée d’un nombre d’établissements départementaux du REF-Union correspondant au nombre de départements constituant la région ou la zone hors-métropole.

Les limites d’un établissement départemental correspondent aux limites d’un département ou, si la situation géographique le nécessite, aux limites d’une fraction de département ou aux limites d’un regroupement de tout ou partie de plusieurs départements.

Les liens d’un établissement départemental avec le REF-Union sont définis par une convention en accord avec la fédération régionale ou de zone.

Il est placé sous la responsabilité de son président, également délégué départemental du REF-Union.

Les radio-clubs, exerçant leur activité dans le département, peuvent être également rattachés à l’établissement départemental.

1.3.3 - Les associés du REF-Union

Les associations, fédérations et unions nationales à caractère technique ou spécifique associées au REF-Union lui sont rattachées par une convention.

Elles ont en charge la commission correspondant à leur spécificité.

1.4 - Lieu d’exercice

L’administration et les activités principales du REF-Union s’exercent :

• à la Maison des radioamateurs où est situé son siège social,
• en toute autre implantation et dans tout autre lieu que peut fixer le conseil d’administration.

1.5 - Calendrier d’exercice

L’exercice social et financier s’étend du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année.

Article 2 - Moyens

Le REF-Union dispose de moyens mis en oeuvre pour son propre fonctionnement, pour animer un certain nombre de services et pour fournir un certain nombre de prestations au profit de radioamateurs et au profit de ses membres. Ces moyens sont :

2.1 - les moyens nécessaires à son propre fonctionnement

a) moyens centralisés au siège social, tels que les locaux, les salles de réunion, les moyens informatiques, les stations radioélectriques et leurs équipements annexes, les moyens de reprographie, les moyens de photocomposition (liste non exhaustive) ;

b) moyens décentralisés mis à la disposition de certains responsables, tels que les télécopieurs, les moyens informatiques (liste non exhaustive).

2.2 - les moyens mis à la disposition des adhérents du REF-Union

a) moyens de droit pour tout adhérent du REF-Union ayant acquitté sa cotisation, tels que le service QSL, l’assistance juridique concernant l’activité radioamateur en général (liste non exhaustive) ;

b) moyens complémentaires accessibles à tout adhérent du REF-Union, après paiement d’une participation, tels que la revue périodique, les fournitures de documents, livres et accessoires destinés à l’activité radioamateur (liste non exhaustive) ;

c) moyens supportés économiquement par le REF-Union tels que la représentation auprès des autorités ou des organismes nationaux et internationaux, la réalisation et la diffusion de bulletins d’information (liste non exhaustive) ;

d) moyens fournis contre une participation financière tels que les services fournis par serveurs télématiques, l’édition de la nomenclature des radioamateurs français (liste non exhaustive).

2.3 - les moyens mis à la disposition des membres du REF-Union et des associés après accord du conseil d’administration du REF-Union

a) moyens administratifs tels que fourniture de listes d’adhérents, fourniture d’étiquettes postales, reprographie à la demande (liste non exhaustive) ;

b) moyens techniques tels que prêt de matériels spécifiques à certaines activités, prêt de balises ARDF (liste non exhaustive) ;

c) aide financière pour la réalisation de projets départementaux, régionaux, nationaux, sur proposition des commissions compétentes.

Les établissements départementaux et les fédérations régionales et de zone du REF-Union disposent d’un budget de fonctionnement qui leur est attribué par le REF-Union dans des conditions définies à l’article 3.

Les unions, fédérations et associations associées du REF-Union disposent d’un budget de fonctionnement qui leur est attribué par le conseil d’administration du REF-Union.

Article 3 - Adhésions, contributions, cotisations, abonnements

3.1 - Adhésion d’un établissement départemental

3.1.1 - Candidature à la fonction d’établissement départemental

Toute fédération ou association (qui peut être un radio-club) départementale de radioamateurs postulant à la fonction d’établissement départemental du REF-Union doit adresser au siège social du REF-Union un dossier de candidature.

Ce dossier comprendra :

• une lettre de candidature formalisant la demande et précisant l’établissement départemental souhaité,
• une fiche descriptive de la fédération ou de l’association candidate,
• une liste des adhérents du REF-Union qui en font déjà partie,
• les statuts actuels du candidat et les projets de modifications ou de nouveaux statuts faisant expressément référence au REF-Union.

Ce dossier sera soumis à l’avis de la fédération régionale ou de zone et du conseil d’administration du REF-Union, en vue de son agrément provisoire, la décision finale d’acceptation de l’adhésion ne pouvant être prononcée qu’après création de l’établissement départemental correspondant.

La candidature, ainsi provisoirement agréée, sera portée à la connaissance de l’ensemble des adhérents du REF-Union du département concerné par les soins du siège social du REF-Union.

3.1.2 - Création d’un établissement départemental

Pendant une période d’un mois, tout adhérent du REF-Union du département concerné pourra donner son avis sur cette candidature (agréée provisoirement) au délégué régional ou de zone du REF-Union ou, à défaut, au siège social.

En cas de désaccord local important, le délégué régional ou de zone ou, à défaut, un administrateur désigné par le conseil d’administration du REF-Union convoquera une réunion de conciliation des adhérents du REF-Union du département concerné, en vue de trouver une solution acceptable par une majorité.

Au vu du dossier final et du compte rendu de la réunion de conciliation éventuelle, le conseil d’administration du REF-Union décidera l’ouverture provisoire de l’établissement départemental dont la création deviendra définitive lorsque les statuts correspondants auront été agréés par le conseil d’administration du REF-Union et lorsque la convention avec le REF-Union aura été signée par les deux parties.

3.2- Adhésion d’adhérents

Toute personne physique définie à l’article 1.2 du présent règlement intérieur désirant être adhérent du REF-Union doit adresser un bulletin d’adhésion dûment rempli au siège social du REF-Union.

Ce bulletin sera ensuite transmis au délégué régional ou de zone et au délégué départemental du REF-Union concernés, en vue de la prise en charge locale du nouvel adhérent par l’établissement départemental de rattachement.

Le conseil d’administration du REF-Union se réserve le droit de ne pas donner suite à une demande d’adhésion.

Toute demande émanant d’un mineur doit être contresignée par son représentant légal.

Les adhésions sont prises en compte pour une année calendaire complète commençant le 1^er3.3- Adhésion d’un associé

Toute union, fédération ou association (pouvant être un Radio-club) de radioamateurs d’implantation nationale à caractère technique ou spécifique désirant s’associer au REF-Union doit adresser au siège social du REF-Union un dossier de candidature.

Ce dossier comprendra :

• une lettre de candidature formalisant la demande d’association au REF-Union ;
• une fiche descriptive de l’union, la fédération ou l’association candidate ;
• une liste des adhérents du REF-Union qui en font déjà partie ;
• les statuts actuels du candidat et les projets de modifications ou de nouveaux statuts faisant expressément référence au REF-Union.

Ce dossier sera soumis à l’avis du conseil d’administration du REF-Union.

En cas d’avis favorable, une convention avec le REF-Union, définissant les éventuelles responsabilités techniques, spécifiques ou de commission qui lui seront confiées, sera établie et signée par le président du REF-Union et le président de l’union, la fédération ou l’association nationale candidate.

3.4 - Contributions

La contribution due au REF-Union par les établissements départementaux est incluse dans la cotisation des adhérents du REF-Union.

En contrepartie et dans le même esprit, le REF-Union fournit aux fédérations régionales et de zone et aux établissements départementaux une participation financière pour leur part dans la gestion des adhérents du REF-Union, la promotion et l’animation du radioamateurisme.

Le REF-Union fournit également les moyens définis à l’article 2 du présent règlement intérieur.

3.5 - Cotisations

Tout adhérent du REF-Union est tenu de verser, avant la fin du premier mois de l’année calendaire en cours, une cotisation auprès du siège social du REF-Union.

Cette cotisation lui donne droit à un tarif préférentiel de l’abonnement à la revue périodique officielle du REF-Union et à des services qui sont définis à l’article 2 du présent règlement intérieur.

3.6 - Montant des cotisations, des participations et des abonnements

Les montants des contributions, des cotisations, des participations et des abonnements à la revue périodique du REF-Union sont fixés annuellement par l’assemblée générale du REF-Union sur proposition de son conseil d’administration.

Les cotisations payées par des adhérents qui, par la suite, quitteraient le REF-Union en cours d’année calendaire restent acquises au REF-Union. Par contre, l’abonnement, s’il existe, est servi, sauf demande contraire de l’intéressé, jusqu’au dernier numéro de l’année calendaire en cours.

Article 4 - Perte de la qualité d’établissement départemental d’adhérent ou d’associé

4.1 - Perte de la qualité d’établissement départemental ou d’associé

a) par démission

L’établissement départemental démissionnaire fait connaÎtre son intention au conseil d’administration du REF-Union par lettre recommandée adressée au siège social du REF-Union.

Après avoir recueilli l’avis du délégué régional ou de zone concerné, le conseil d’administration du REF-Union se prononce sur la démission demandée. La même procédure est appliquée en cas de démission d’un associé (union, fédération ou association nationale) du REF-Union.

b) par radiation

La procédure de radiation comprend :

• le constat explicite du motif grave de radiation ou du non respect de la convention en vigueur, par lettre ou rapport envoyé en recommandé au siège social du REF-Union ;
• l’étude contradictoire de ce constat par la commission distinctions/sanctions du REF-Union, avec le recueil obligatoire des explications des responsables en cause ;
• la saisine du conseil d’administration du REF-Union par l’inscription du sujet à l’ordre du jour de sa prochaine réunion et l’envoi du dossier correspondant (constat et étude contradictoire) à chaque administrateur du REF-Union dans un délai suffisant ;
• la délibération et la décision du conseil d’administration du REF-Union, après y avoir entendu les explications des responsables de l’établissement départemental objet de la procédure de radiation.

Le constat peut être formulé par :

• 20 % des adhérents du REF-Union appartenant à l’établissement départemental concerné,
• tout administrateur du REF-Union,
• le directeur du siège social du REF-Union en ce qui concerne l’application de la convention.

4.2 - Perte de la qualité d’adhérent

a) par démission

L’adhérent démissionnaire fait connaÎtre sa démission par lettre adressée au siège social du REF-Union.

b) par radiation pour refus de paiement de la cotisation

L’adhérent qui n’a pas payé sa cotisation dans les délais reçoit de la part du siège social du REF-Union un avis de rappel. Au 31 mars de l’année en cours, l’adhérent qui n’a toujours pas payé sa cotisation est considéré comme démissionnaire et cette démission est notifiée au président de l’établissement départemental correspondant.

c) par radiation pour motif grave

La procédure de radiation comprend :

• le constat explicite du motif grave de radiation, par lettre ou rapport envoyé au siège social du REF-Union ;
• l’étude contradictoire de ce constat par la commission distinctions/sanctions du REF-Union, avec le recueil obligatoire des explications de l’intéressé ;
• la saisine du conseil d’administration du REF-Union par l’inscription du sujet à l’ordre du jour de sa prochaine réunion et l’envoi du dossier correspondant (constat et étude contradictoire) à chaque administrateur du REF-Union dans un délai suffisant ;
• la délibération et la décision du conseil d’administration du REF-Union, après y avoir entendu les explications de l’intéressé.

La demande de radiation est instruite et présentée par le délégué régional ou de zone du REF-Union concerné, ce qui implique que toutes les possibilités préalables de conciliation aient été épuisées.

Le président de l’établissement départemental concerné, ou à défaut tout administrateur du REF-Union, assiste l’adhérent durant toute la procédure de radiation.

Administration

Article 5 - Conseil d’administration

5.1 - Composition

Elle est définie à l’article 6 des statuts.

5.2 - DRU et DHMU, titulaires et suppléants

Les candidats à ces postes de titulaires ou de suppléants devront préalablement être élus en tant que tels par leurs assemblées générales dans les conditions ci-après.

5.2.1 - Liste des candidatures

À tout moment en cas de remplacement d’un DRU, DHMU titulaire ou suppléant, et quatre mois au moins avant la date de l’assemblée générale du REF-Union en cas d’expiration d’un mandat de DRU ou de DHMU, les établissements départementaux constituant une fédération régionale ou de zone établissent la liste de ceux de leurs membres adhérents du REF-Union qui sont candidats à l’un de ces postes et la formalisent de la manière suivante :

• un dossier donnant, par candidat, les renseignements d’état civil habituels (nom, prénom, date de naissance, adresse), l’indicatif éventuel de radioamateur et sa date d’obtention, le numéro et la date d’adhésion au REF-Union, et/ou au REF qui l’a précédé, l’état de ses activités dans le domaine du radioamateurisme (postes électifs et bénévoles occupés, réalisations personnelles effectuées, récompenses reçues), ainsi que toutes indications utiles, est établi par l’établissement départemental ;
• ce dossier est transmis par le responsable de l’établissement départemental au responsable de la fédération régionale ou de zone, ou à défaut au président du REF-Union, accompagné de leurs avis.

5.2.2 - Conditions d’éligibilité

Pour être éligibles, les candidats devront avoir adhéré au REF-Union, depuis au moins trois ans sans interruption à la date de l’assemblée générale du REF-Union, être à jour de leur cotisation au REF-Union, être affiliés à la fédération ou à l’association départementale correspondante, être en règle avec leurs obligations de service national, jouir de leurs droits civils, ne pas posséder de capitaux dans une entreprise de presse (ou toute autre entreprise) ayant trait au matériel radioélectrique et/ou à sa distribution, ni la diriger.

Les adhérents exerçant une fonction de direction ayant pour objet l’étude, la fabrication, l’exploitation ou la vente de matériel radioélectrique ne pourront faire acte de candidature que s’ils sont adhérents au REF-Union depuis au moins dix ans à la date de l’assemblée générale du REF-Union.

5.2.3 - Assemblée générale régionale ou de zone

Le président de la fédération régionale ou de zone sortant ou, en cas de carence, le président du REF-Union convoquera dans un délai d’un mois une assemblée générale régionale ou de zone qui devra se tenir au moins deux mois avant l’assemblée générale du REF-Union afin d’élire les président et vice-président de la fédération régionale ou de zone et les candidats aux postes d’administrateur titulaire et suppléant (qui peuvent éventuellement être le président et le vice-président de la fédération régionale ou de zone). Cette assemblée régionale ou de zone sera présidée par le responsable de la fédération régionale ou de zone ou, en cas de carence, par un membre du conseil d’administration du REF-Union désigné par ce conseil.

L’assemblée générale régionale ou de zone est constituée par les membres du conseil d’administration de chaque fédération ou association départementale de la région ou de la zone considérée. Les électeurs du président et du vice-président de la fédération régionale ou de zone et des candidats aux postes d’administrateur titulaire et suppléant sont 6 membres, au maximum, du conseil d’administration de chaque fédération ou association départementale de la région ou de la zone considérée. Ces électeurs doivent être adhérents du REF-Union.

Un mois au moins avant la date de l’assemblée générale régionale ou de zone, le responsable de la fédération régionale ou de zone adressera à chaque fédération ou association départementale concernée une convocation à cette assemblée générale régionale ou de zone.

Cette convocation comportera les date, lieu et heure de cette assemblée générale, son ordre du jour, la liste des candidatures aux postes de président et vice-président et aux fonctions d’administrateur titulaire et suppléant, les modèles de pouvoir ainsi que tout autre document jugé nécessaire pour l’examen des questions à l’ordre du jour.

Il sera établi, à la suite du dépouillement, une liste des candidats président, une liste des candidats vice-président, une liste des candidats administrateur titulaire et une liste des candidats administrateur suppléant, classées par ordre décroissant de voix recueillies. En cas d’égalité de voix entre deux candidats pour un même poste, sera classé premier celui dont le nombre d’années de cotisation au REF-Union, et/ou au REF qui l’a précédé, sera le plus important.

Les premiers de chaque liste seront élus respectivement président et vice-président de la fédération régionale ou de zone et candidats aux postes d’administrateur titulaire et suppléant. Ces deux derniers seront les candidats présentés par la fédération régionale ou de zone à l’élection aux postes de DRU ou DHMU respectivement titulaire et suppléant par l’assemblée générale du REF-Union.

Leurs noms seront communiqués au président du REF-Union dans la semaine qui suivra l’élection régionale ou de zone.

Les dispositions de cet article constitueront une partie des statuts de la fédération régionale ou de zone

5.3 - DNU, titulaires et suppléants

Les candidatures pour ces postes d’administrateurs sont recueillies dans le cadre du REF-Union dans les mêmes conditions (liste des candidatures, conditions d’éligibilité) que les candidatures pour les postes de DRU ou DHMU et sont transmises par les responsables régionaux, avec leurs avis motivés, au président du REF-Union.

D’autre part, les candidats à un poste d’administrateur titulaire ou suppléant DNU doivent, au moins quatre mois avant la date de l’assemblée générale du REF-Union, adresser au président du REF-Union, par courrier recommandé, un dossier de candidature accompagné des mêmes éléments que ceux définis pour les DRU et DHMU.

Le conseil d’administration du REF-Union choisit à partir de ces candidatures, et sans être tenu de faire connaÎtre les raisons de ses choix, les candidats DNU titulaires et les candidats DNU suppléants qui seront présentés à l’élection lors de l’assemblée générale du REF-Union.

5.4 - Vacance de poste

Lors d’une vacance, c’est-à-dire d’une période pendant laquelle un des 27 postes d’administrateur se trouve sans titulaire parce que non pourvu faute de candidat titulaire et qu’il n’y a pas de suppléant, le conseil d’administration du REF-Union peut, s’il l’estime indispensable et à titre exceptionnel, désigner par cooptation un administrateur titulaire provisoire dont le mandat prendra fin à la prochaine assemblée générale du REF-Union.

Un tel administrateur coopté ne pourra pas postuler à un poste du bureau exécutif.

Une élection à un poste de suppléant ne peut être valable s’il n’y a pas simultanément élection du titulaire correspondant.

5.5 - Renouvellement des administrateurs

Le conseil d’administration du REF-Union est renouvelable par tiers tournant suivant un calendrier donné en annexe.

5.6 - Perte de qualité d’administrateur

La qualité d’administrateur peut être retirée à un DRU, DHMU ou DNU en cas de perte de qualité d’adhérent du REF-Union par démission ou radiation, conformément à l’article 4 des statuts et à l’article 4 du présent règlement intérieur. Il est alors remplacé par son suppléant.

La qualité d’administrateur peut être retirée à un DRU, DHMU ou DNU par l’assemblée générale du REF-Union en cas de suspension prononcée par le conseil d’administration du REF-Union pour faute grave dans l’exercice de ses fonctions.

Article 6 - Réunions du conseil d’administration

6.1 - Attributions

Le conseil d’administration du REF-Union dispose de tous les pouvoirs nécessaires pour administrer le REF-Union et définir sa politique à court terme et à long terme dans tous les domaines à l’exception de ceux réservés à l’assemblée générale du REF-Union.

Il détient ses pouvoirs de cette assemblée générale à laquelle il doit rendre compte annuellement. Il est responsable devant cette assemblée de la réalisation des décisions prises par cette dernière.

Il peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs, pour des durées et des travaux déterminés, à son bureau exécutif, lequel devra lui rendre compte et faire approuver les décisions qu’il aura prises, lors des réunions dudit conseil.

6.2 - Fonctionnement

Le conseil se réunit sur convocation envoyée à tous ses membres au moins deux semaines avant la date de la réunion, accompagnée de l’ordre du jour et de tous les documents nécessaires à son bon déroulement.

L’ordre du jour est établi par le président du REF-Union sur proposition du secrétaire du conseil d’administration.

Les délibérations du conseil d’administration sont privées.

Toutefois, le président, avec l’accord du conseil, peut inviter toute personne de son choix dont la présence est nécessaire pour l’examen d’un point précis de l’ordre du jour.

Tous les membres du conseil d’administration sont tenus de participer à ces réunions, sauf empêchement exceptionnel dûment justifié.

Seul chacun des trois membres du conseil délégués hors-métropole du REF-Union peut, compte tenu de l’éloignement de sa résidence, établir une procuration écrite spéciale en faveur d’un délégué régional du REF-Union.

Le directeur du siège social du REF-Union participe à chaque réunion du conseil d’administration avec voix consultative. Les anciens présidents du REF-Union peuvent y siéger avec voix consultative. Toutefois, à la demande d’un seul administrateur, le conseil pourra décider à la majorité de ses membres présents et représentés de siéger à huis clos.

Lors des délibérations du conseil d’administration, chaque administrateur titulaire présent dispose d’une voix, chaque administrateur suppléant présent remplaçant l’administrateur titulaire correspondant absent dispose d’une voix validée par pouvoir écrit ou autrement formalisé pour la séance concernée, chaque administrateur présent disposant d’une procuration spéciale d’un administrateur délégué hors-métropole dispose d’une voix supplémentaire. En cas d’égalité de voix lors d’un vote, la voix du président est prépondérante.

Le vote par correspondance n’est pas admis au conseil d’administration.

Les votes ont lieu à main levée ou à bulletin secret.

Le vote à bulletin secret est obligatoire pour l’élection des membres du bureau et chaque fois qu’un administrateur le demande.

6.3 - Procès-verbaux de séance

Le secrétaire du conseil d’administration est chargé de rédiger les procès-verbaux des délibérations de chacune des réunions. En cas d’absence, il est procédé, en début de séance, à la désignation d’un secrétaire de séance.

Le projet de procès-verbal, rédigé à l’issue de chaque séance, doit être soumis dans les meilleurs délais à l’approbation et à la signature du président. Le procès-verbal approuvé est ensuite envoyé à chaque administrateur titulaire et à chaque administrateur suppléant, diffusé aux destinataires concernés et archivé conformément aux statuts.

Article 7 - Remboursement de frais

Il est prévu de rembourser certains frais de fonctionnement et de déplacement engagés par les administrateurs et les responsables de commissions et services du REF-Union.

7.1 - Principes

a) Les dépenses correspondantes doivent être prévues annuellement et inscrites au budget du REF-Union.

b) En outre, une autorisation préalable d’engagement de dépense est nécessaire avant tout engagement de dépense effectif. Cette autorisation peut prendre, par exemple, la forme d’un ordre de mission ou d’une convocation :

• les ordres de mission sont signés par le président du REF-Union,
• les convocations aux réunions du bureau exécutif et du conseil d’administration sont rédigées par le secrétaire du conseil d’administration du REF-Union,
• les convocations aux autres réunions sont rédigées par les responsables des commissions et services concernés.

c) Toute dépense non inscrite au budget doit donner lieu à l’établissement d’une autorisation préalable particulière d’engagement de dépense proposée au minimum et conjointement par le trésorier du REF-Union pour la détermination du financement de cette dépense et par le président ou le vice-président du REF-Union pour en apprécier l’opportunité. Cette autorisation particulière d’engagement de dépense est délivrée par le conseil d’administration du REF-Union.

7.2 - Remboursement

a) Tout remboursement de frais est nominatif et conforme aux prévisions de l’engagement de dépense correspondant.

b) Les justificatifs sont exigés avant tout remboursement de frais.

c) Les frais de déplacement sont remboursés forfaitairement selon un barème établi par le conseil d’administration du REF-Union, que ce soit pour un déplacement en France ou pour une représentation du REF-Union à l’étranger.

Ces frais comprennent les frais de déplacement proprement dits (route ou voie ferrée), les frais d’hébergement et les frais de repas.

Tout déplacement en avion doit faire l’objet d’une approbation du conseil d’administration du REF-Union.

Article 8 - Bureau exécutif

8.1 - Constitution

Le bureau exécutif est élu conformément à l’article 5 des statuts du REF-Union lors de la réunion de son conseil d’administration qui suit immédiatement l’assemblée générale annuelle. Cette réunion est présidée par le président sortant jusqu’à l’élection du nouveau président qui en prend alors la responsabilité.

L’élection du nouveau bureau exécutif se déroule avec la participation des seuls administrateurs en poste après l’assemblée générale, à huis clos, et le vote s’effectue obligatoirement à bulletin secret.

Après que les candidats à chacun des postes à pourvoir se soient fait connaÎtre, il est procédé à l’élection du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et de deux autres membres du bureau exécutif dont les responsabilités sont alors définies conformément à l’article 9.5 du présent règlement intérieur.

8.2 - Attributions

Le bureau exécutif du conseil d’administration du REF-Union est l’organe chargé d’assurer la permanence et la continuité de toutes les actions nécessaires en vue d’appliquer la politique définie par l’assemblée générale du REF-Union et de mettre en application les décisions prises par le conseil d’administration dans le cadre de ses attributions.

En cas de nécessité ou d’urgence, le bureau exécutif prend toutes les décisions qui peuvent s’avérer nécessaires pour faire face à toute situation, jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration du REF-Union auquel il devra rendre compte.

Le bureau exécutif est également chargé de préparer les décisions du conseil d’administration sur toute question dont ce dernier a la charge.

Il est responsable devant le conseil d’administration de toutes les décisions qu’il est amené à prendre.

8.3 - Fonctionnement

Le bureau exécutif se réunit, sur convocation du président du REF-Union, sous sa présidence ou sous celle du vice-président, chaque fois que nécessaire et au minimum chaque mois où il n’y a pas de réunion du conseil d’administration du REF-Union, à l’exception d’un mois en période estivale.

L’ordre du jour est établi par le président du REF-Union sur proposition du secrétaire du conseil d’administration et compte tenu des demandes particulières des autres membres du bureau.

Il ne peut siéger valablement que si deux tiers au moins de ses membres dont le président et/ou le vice-président sont présents.

Ses décisions sont prises à la majorité simple et, lors des délibérations, chaque membre présent dispose d’une voix. En cas d’égalité de voix, celle du président est prépondérante.

Le vote par correspondance ou par procuration n’est pas admis.

Le directeur du siège social assiste aux réunions du bureau exécutif avec voix consultative.

Le bureau exécutif peut convoquer et entendre toute personne qu’il jugera nécessaire lors de ses réunions.

8.4 - Procès-verbaux de séance

Le secrétaire du conseil d’administration est chargé de rédiger les procès-verbaux des délibérations de chacune des réunions. En cas d’absence, il est procédé, en début de séance, à la désignation d’un secrétaire de séance.

Le projet de procès-verbal, rédigé à l’issue de chaque séance, doit être soumis dans les meilleurs délais à l’approbation et à la signature du président.

Le procès-verbal approuvé est ensuite envoyé à chaque administrateur titulaire et à chaque administrateur suppléant, diffusé aux destinataires concernés et archivé de la même façon que les procès-verbaux des séances du conseil d’administration.

8.5 - Durée du mandat

Lorsqu’un membre du bureau exécutif est amené à quitter ses fonctions avant la fin de son mandat, le conseil d’administration du REF-Union procède immédiatement à son remplacement au moyen d’une élection parmi ses membres conformément à l’article 5 des statuts.

Article 9 - Responsabilités des membres du bureau exécutif et délégations

9.1 - Le président

Le président représente et anime le REF-Union, officiellement et en toutes circonstances.

Il veille au respect des statuts et des règlements et à l’application des décisions des assemblées générales, du conseil d’administration et du bureau exécutif du REF-Union.

Les attributions particulières suivantes sont dévolues au président :

• il convoque et peut présider les assemblées générales ;
• il convoque et préside les réunions du conseil d’administration et du bureau exécutif ;
• il signe conjointement avec le secrétaire du conseil d’administration les procès-verbaux, les comptes rendus et les extraits de ces réunions ;
• il préside de plein droit les réunions des diverses commissions ;
• il représente le REF-Union en justice, dans tous les actes de la vie civile et, en particulier, auprès de l’administration de tutelle ;
• il est tenu informé régulièrement par le secrétaire du conseil d’administration, par le directeur du siège social et par les responsables des commissions du fonctionnement des services du siège social et de l’avancement des travaux des commissions ;
• il signe tous les actes et délibérations ;
• il ordonnance les dépenses ;
• il signe le courrier important ;
• il signe les contrats d’engagement du personnel salarié et tous leurs avenants, sur proposition du directeur du siège social ;
• il est le directeur de la publication périodique du REF-Union, effectuées par des installations de radioamateurs dont le REF-Union est titulaire de l’indicatif et des autres moyens d’information issus du siège social ;
• il est responsable des finances du REF-Union ;
• il prépare et présente à l’assemblée générale annuelle le rapport moral du REF-Union ;
• il peut, sous sa responsabilité et son contrôle, déléguer une partie de ses attributions à des membres du conseil d’administration ou au directeur du siège social, en spécifiant l’étendue et la durée de ses délégations ;
• il informe le bureau exécutif de ses délégations si elles sont temporaires et en demande l’autorisation au conseil d’administration si elles sont permanentes.

En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du président d’exercer son mandat, il est normalement remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses fonctions, par le vice-président ou, en cas d’absence de ce dernier, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil d’administration.

En cas d’empêchement définitif du président d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau président.

9.2 - Le vice-président

Le vice-président seconde le président dans toutes ses activités et le remplace de plein droit dans tous les cas où ce dernier serait empêché d’exercer son mandat et ce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qu’il doit convoquer dans les plus brefs délais.

Il participe de plein droit aux réunions de toutes les commissions.

Il peut, sur délégation, être chargé d’animer et de suivre plus particulièrement certaines actions tant au plan national qu’au plan international.

En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du vice-président d’exercer son mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses fonctions, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil d’administration.

En cas d’empêchement définitif du vice-président d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau vice-président.

9.3 - Le secrétaire

Le secrétaire du conseil d’administration est également secrétaire du bureau exécutif.

Il peut être secrétaire de l’assemblée générale.

Il veille à l’organisation et au bon fonctionnement des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration et du bureau exécutif.

Il en établit les convocations ; il en tient les feuilles de présence ; il en organise matériellement tous les votes.

Il en rédige les procès-verbaux, les comptes rendus et les extraits et les signe conjointement avec le président.

Il tient le registre réglementaire des comptes rendus et assure l’exécution des formalités correspondantes.

Il est le conservateur des archives de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau exécutif.

En cas de besoin, pour assister le secrétaire, un secrétaire adjoint peut être désigné temporairement par le bureau exécutif, parmi ses membres.

En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du secrétaire d’exercer son mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses fonctions, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil d’administration.

En cas d’empêchement définitif du secrétaire d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau secrétaire.

9.4 - Le trésorier

Le trésorier est chargé des finances du REF-Union. Il en organise la gestion en accord avec son conseil d’administration. Il est assisté dans ses tâches par le directeur du siège social et le service de la comptabilité.

Il reçoit délégation de signature du président pour signer les chèques et les effets correspondant à l’application des décisions du conseil d’administration.

Il est responsable :

• de la préparation du budget annuel du REF-Union, de sa présentation au conseil d’administration et à l’assemblée générale ;
• de l’exécution du budget approuvé ;
• de l’établissement du compte de résultat et du bilan annuel ;
• de la présentation du rapport financier et des documents qui s’y rapportent au conseil d’administration et à l’assemblée générale ;
• de la gestion des biens du REF-Union conformément aux décisions prises par le conseil d’administration ;
• de la tenue des livres comptables ;
• de la comptabilisation des recettes et des dépenses ;
• de la réalisation de tous les documents et états comptables nécessaires au REF-Union ;
• du paiement des dépenses et des charges ;
• de l’encaissement des recettes de toutes natures et, en particulier, du recouvrement des abonnements et cotisations.

Il est consulté sur tous les projets susceptibles d’avoir une incidence financière.

Il peut être secondé dans toutes ses tâches par un autre membre du bureau exécutif à qui délégation de signature temporaire peut être donnée en cas de besoin par le président selon délibération expresse du conseil d’administration.

En cas d’absence ou d’empêchement temporaire du trésorier d’exercer son mandat, il est remplacé, avec les mêmes pouvoirs, dans toutes ses fonctions, par un membre du bureau exécutif en accord avec le conseil d’administration.

En cas d’empêchement définitif du trésorier d’exercer son mandat, ce remplacement s’exerce jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui doit alors élire un nouveau trésorier.

9.5 - Autres responsabilités

Le bureau exécutif désigne parmi ses membres ou parmi les membres du conseil d’administration ou parmi des responsables de haute compétence du REF-Union et avec l’accord du conseil d’administration :

• un responsable des relations internationales,
• un responsable de la communication et de l’information,
• un responsable de l’activité technique,
• un responsable de l’activité trafic,
• un rédacteur en chef de la revue périodique,
• tout autre responsable qu’il jugera nécessaire.

Ces responsables auront pour mission d’animer, de coordonner, de développer chacune de ces activités en dirigeant et contrôlant les responsables de commissions et services correspondants pour le compte du bureau exécutif à qui ils rendront compte.

9.6 - Cumul de responsabilités

Tout membre du bureau exécutif peut, en cas de nécessité, en absence d’autre candidature et en raison de ses compétences, cumuler deux fonctions différentes dans le bureau exécutif, sur décision du conseil d’administration du REF-Union.

9.7 - Autres délégations

Les délégations de pouvoir ont été définies dans les paragraphes précédents (9.1, 9.2, 9.3, 9.4 et 9.5).

Les délégations qui suivent concernent l’engagement des dépenses et le paiement de ces dernières.

a) Engagement des dépenses du REF-Union

Le budget voté constitue l’autorisation annuelle des dépenses pour les différents responsables du REF-Union chargés de son exécution, sauf décision contraire expressément notifiée aux intéressés.

Dans la limite des sommes accordées et des missions confiées, ils organisent leurs activités et en suivent les dépenses. Ils veillent en particulier à ne pas décider un engagement de dépense non autorisé ou dépassant le montant alloué.

En cas de report des activités prévues, ils en informent rapidement le trésorier du REF-Union. De même, ils appliquent strictement ses directives en cas de modification dans la répartition des dépenses prévues par le REF-Union.

b) Le paiement des dépenses par le REF-Union

La facture doit toujours être adressée au siège social du REF-Union. La commande, le bon de livraison, la facture et le compte rendu de « service fait » lui permettent de libérer le paiement correspondant, si aucune anomalie n’est décelée.

Le paiement est effectué par le siège social, sous la responsabilité du trésorier du REF-Union qui fixe les modalités de son contrôle (à priori, à posteriori, sur pièces, sur montant du titre de paiement, sur certaines opérations particulières, par exemple).

Article 10 - Les commissions

10.1 - Définition

Les commissions sont des groupes de travail qui oeuvrent pour le conseil d’administration du REF-Union.

Elles ont un caractère consultatif ou exécutif.

10.2 - Liste

Le conseil d’administration, conformément à l’article 5 g des statuts du REF-Union et sur proposition du bureau exécutif, désigne des commissions à qui il confie des tâches et des responsabilités particulières.

Le nombre de commissions et les domaines dans lesquels elles exercent leurs responsabilités ne sont pas limités.

Le conseil d’administration, en fonction des besoins du REF-Union, peut mettre en place toute commission ou en suspendre l’activité, à l’exception des commissions suivantes qui, elles, ont un caractère permanent :

• la commission de contrôle financier,
• la commission de la communication (revue périodique, F8REF, serveur télématique),
• la commission statuts,
• la commission distinctions/sanctions,
• la commission d’exploitation et de défense des bandes radioamateur.

10.3 - Mission

La mission et les objectifs de chaque commission sont définis, en accord avec ladite commission, par le conseil d’administration du REF-Union.

Chaque commission agit dans un domaine spécifique et rend compte périodiquement de ses travaux.

Elle dispose, par délégation du président du REF-Union, de l’autorité nécessaire à sa tâche dans des conditions et des limites qui sont précisées.

10.4 - Composition

Les membres qui composent chaque commission sont désignés par le président du REF-Union avec l’accord du conseil d’administration et du responsable de ladite commission, si ce dernier est déjà en poste.

Ils sont choisis parmi des adhérents du REF-Union appartenant à des membres actifs ou à des associés en fonction de leurs compétences dans le domaine d’activité de la commission, de leur disponibilité, de leur connaissance des problèmes radioamateurs et de leur motivation.

Leur nombre est limité à 12 par commission, sauf décision particulière du conseil d’administration ou sauf commission particulière.

Les membres de chaque commission proposent au président du REF-Union la désignation d’un responsable de ladite commission.

Ce responsable propose au conseil d’administration le texte du règlement intérieur expliquant son fonctionnement et présente le budget nécessaire pour mener à bien ses travaux.

Les frais et dépenses auxquels sont exposés les membres d’une commission sont remboursés selon les modalités générales de remboursement de frais du REF-Union, dans la limite du budget de la commission et sur proposition écrite de son responsable.

10.5 - Règlement intérieur

Le règlement intérieur de chaque commission doit comporter au minimum les chapitres suivants :

• mission et objectifs,
• composition,
• mode de désignation du responsable,
• mode de fin de mandat du responsable,
• définitions des rôles des autres membres,
• conditions d’appartenance,
• modalités d’exclusion,
• organisation et fonctionnement,
• périodicité des réunions,
• rédaction des comptes rendus,
• mode de dissolution.

10.6 - Compte rendu d’activités

Chacune des commissions doit rendre compte de ses travaux par un rapport écrit, et si besoin par un rapport oral, présenté au conseil d’administration du REF-Union, au minimum une fois par an et chaque fois que la commission l’estime nécessaire ou à la demande du conseil d’administration.

Un compte rendu des travaux courants de chaque commission pourra être publié dans les bulletins ou la revue périodique du REF-Union.

La dissolution d’une commission, à l’exception des commissions permanentes, peut être décidée à tout moment et notifiée à son responsable, avec les explications nécessaires, par le conseil d’administration.

10.7 - Annuaire

La liste des responsables et des membres de toutes les commissions est publiée une fois par an dans un annuaire des responsables du REF-Union.

10.8 - Administrateur de liaison

Le conseil d’administration du REF-Union désigne un administrateur de liaison pour chacune des commissions qu’il a mise en place.

Fonctionnement

Article 11 - Le siège social

11.1 - Généralités

Le siège social est l’endroit où s’exercent l’administration et les activités principales du REF-Union.

Il porte également le nom de Maison des radioamateurs.

Le siège social, le personnel et les services du REF-Union sont placés sous la responsabilité du directeur du siège social, placé lui-même sous la responsabilité directe du président du REF-Union.

Les dispositions générales appliquées au personnel sont définies par référence au code du travail et au règlement intérieur du siège social approuvé par la direction départementale du travail et de l’emploi du département où est situé ce siège social et déposé au secrétariat du conseil des prud’hommes concerné. La composition, la définition et l’organisation des services du siège social sont fixées par le bureau exécutif du conseil d’administration du REF-Union sur proposition du directeur et dans la limite des crédits alloués figurant au budget annuel du REF-Union.

Toute modification ou extension de l’organigramme ou des services du siège social doit être proposée par le directeur et approuvée par le conseil d’administration.

11.2 - Le directeur

Le directeur du siège social est un dirigeant salarié du REF-Union qui a pour mission générale la permanence de la représentation du REF-Union et la préservation de ses biens.

Il agit sous l’autorité du président et dans le cadre d’un ensemble de délégations. En tant que responsable du siège social et de l’ensemble des services qui lui sont rattachés, il assure la direction et le commandement du personnel salarié.

Ses fonctions principales au sein du REF-Union sont :

• l’organisation et le contrôle du travail du personnel salarié du REF-Union ;
• le maintien des liaisons permanentes entre le siège social du REF-Union, les responsables des commissions nationales, les associations membres et tout interlocuteur public ou privé ;
• la représentation du REF-Union dans toutes démarches nécessaires à son fonctionnement sur demande du président, d’un membre du bureau exécutif ou de sa propre initiative s’il le juge utile. Il doit alors en rendre compte au président ;
• l’information et l’alerte si nécessaire du bureau exécutif concernant tous les éléments ou faits importants pour la vie du REF-Union ;
• l’engagement du personnel dans le cadre de l’organigramme autorisé par le conseil d’administration.

  Article 12 - Les services

12.1 - Les services du siège social

Les activités administratives, techniques et d’information du REF-Union s’organisent en services.

L’ensemble des services qui emploient du personnel rémunéré est regroupé au siège social et constitue les services du siège social.

Le directeur du siège social est le responsable opérationnel de ces services et en assure la coordination.

Chacun de ces services peut être supervisé par un responsable bénévole chargé plus particulièrement de l’évolution à moyen et long terme.

Peuvent être cités d’une manière non limitative : le service QSL, le service télématique, le service de la revue, le service des fournitures, le service des cotisations et abonnements, le service F8REF.

12.2 - Les services hors siège social

Les services hors siège social sont généralement dirigés et animés par des bénévoles du REF-Union depuis leur résidence. Peuvent être cités d’une manière non limitative : le service intruders, le service F9TM/FAV22, le service des diplômes.

12.3 - Règles générales de fonctionnement

Les ressources nécessaires au fonctionnement de chacun de ces services sont demandées puis inscrites annuellement au budget du REF-Union.

Le courrier engageant le REF-Union est acheminé par l’intermédiaire du siège social.

En ce qui concerne les services hors siège social, une comptabilité doit être tenue et envoyée au minimum une fois par an et de toute façon en fin d’exercice, accompagnée des justificatifs.

Article 13 - La gestion financière et comptable

13.1 - Responsabilités

Le président du REF-Union est le responsable des finances du REF-Union et il en ordonne les dépenses. Le trésorier du REF-Union est le responsable de la préparation et de l’exécution des opérations financières et comptables et de la présentation des comptes correspondants.

Les moyens à leur disposition pour ce faire comprennent :

• le service comptabilité du siège social ;
• l’expert comptable extérieur au siège social ;
• le commissaire aux comptes extérieur au siège social ;
• les administrateurs et personnalités compétentes du REF-Union désignées par le bureau exécutif pour les assister ;
• la commission de contrôle financier, désignée par le conseil d’administration, qui a à la fois un rôle d’assistance et une mission de contrôle.

Le président et le trésorier rendent compte de leur gestion financière et comptable à chaque réunion du bureau exécutif ou du conseil d’administration et, une fois par an, à l’assemblée générale du REF-Union. La commission de contrôle financier peut être saisie à tout moment par un administrateur du REF-Union ou par un établissement départemental pour apporter tout éclaircissement jugé nécessaire sur cette gestion. Elle rédige un rapport annuel porté à la connaissance de l’assemblée générale du REF-Union.

13.2 - Service comptabilité du siège social

Ce service, placé sous le contrôle du directeur du siège social, assure l’exécution des tâches suivantes :

• facturation des ventes de produits ou services,
• encaissements des rentrées correspondantes,
• règlements des achats et des charges,

(ces trois tâches sont exécutées avec l’aide des employés chargés des fournitures, de la publicité, des moyens télématiques, des adhésions et des abonnements)

• paie du personnel du REF-Union,
• versements internes au REF-Union,
• remboursement des frais,
• passation des écritures comptables,
• rapprochements bancaires,
• édition des documents comptables,
• liaisons avec l’expert comptable,

et toute autre tâche à caractère comptable ou financier.

Le service comptabilité dispose des moyens informatiques nécessaires à l’optimisation de ces tâches.

13.3 - L’expert comptable

Dans le cadre d’un contrat passé entre lui-même et le REF-Union, détaillant la nature et le calendrier de ses prestations, l’expert comptable effectue les tâches suivantes :

• assistance technique au service comptabilité,
• contrôle de la tenue et de la régularité des écritures comptables effectuées au siège social,
• établissement du rapport annuel d’expertise comptable comprenant le bilan et le compte de résultat du REF-Union.

13.4 - Commission de contrôle financier

Cette Commission est composée d’adhérents du REF-Union, n’exerçant pas de mandat d’administrateur, désignés par le conseil d’administration pour leur compétence professionnelle dans le domaine de la comptabilité et/ou de la gestion financière.

Ils disposent chacun d’une voix délibérative lors des réunions de ladite commission. Le président, le vice-président et le trésorier du REF-Union en font partie, mais avec uniquement voix consultative.

Elle se réunit au moins trois fois par an et autant de fois qu’il est nécessaire, sur convocation de son responsable ou du président du REF-Union pour :

• entendre les rapports financiers présentés par le président et le trésorier,
• procéder à toutes vérifications et contrôles comptables ou financiers nécessaires,
• conseiller et assister le président et le trésorier dans les domaines comptables et financiers.

Elle présente, lors de l’assemblée générale, un rapport annuel sur l’exécution de sa mission, le déroulement de l’exercice comptable et son appréciation du rapport financier qui y est présenté par le trésorier.

13.5 - Gestion comptable

Le service comptable fournit au trésorier, ou à toute personne désignée par le président pour ce faire, le 10 de chaque mois, les états informatiques comptables et les balances des mouvements produits et charges du mois précédent et de la période cumulée depuis le début de l’exercice. Le trésorier établit et remet au président, avant le 15 de chaque mois, le tableau et les courbes des produits et charges pour le mois précédent.

13.6 - Gestion de la trésorerie

Le trésorier, ou toute personne désignée par le président pour ce faire, établit le 1^er et le 15 de chaque mois :

• un état de la trésorerie disponible à court et long terme, obtenu à partir des informations remises la veille par le service comptabilité et à partir des éléments à sa disposition par téléconsultation des comptes bancaires, postaux et de Caisse d’épargne du REF-Union ;
• une prévision des rentrées et sorties de trésorerie de la quinzaine à venir, accompagnée des réalités comparées aux prévisions de la quinzaine précédente ;
• le détail des placements en cours et des revenus financiers générés par ces placements.

Ces différentes informations, accompagnées des courbes correspondantes, sont fournies le même jour au président et au directeur du siège social.

13.7 - Gestion budgétaire

Le trésorier, ou toute personne désignée par le président pour ce faire, établit, chaque fois qu’il est nécessaire, à partir des décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration ou du bureau exécutif, un état détaillé du budget annuel du REF-Union comportant le détail de tous les produits et de toutes les charges budgétés.

Cet état prend en compte le budget primitif voté par l’assemblée générale pour l’année suivante, le budget provisoire préparé par le bureau exécutif en fin d’exercice pour l’année suivante et le budget définitif proposé à l’assemblée générale par le conseil d’administration pour l’année en cours.

Les produits et charges réels sont comparés mensuellement aux valeurs correspondantes budgétées et les conclusions de ces comparaisons servent de ligne de conduite aux décisions correctives à prendre en matière financière.

Un état d’avancement des projets associatifs votés par l’assemblée générale est établi et suivi dans les mêmes conditions.

13.8 - Financement des activités du REF-Union

Le directeur du siège social est chargé de fournir aux différents responsables du REF-Union les moyens financiers nécessaires à leur activité, dans le cadre des budgets votés à cet effet, suivant le calendrier défini, en fonction des modalités particulières prévues et en accord avec le trésorier et/ou le président.

Il établit et signe, ou fait signer, les chèques nécessaires, suivant les montants fixés et les règles établies dans le cadre de ses délégations.

13.9 - Remboursement de frais

Les remboursements de frais s’effectuent conformément aux articles 7 et 9.7 du présent règlement intérieur.

Une demande de remboursement, signée du demandeur et approuvée par le responsable concerné, doit être envoyée au siège social du REF-Union dans un délai d’un mois maximum après que la dépense ait été effectuée.

Les remboursements de ces frais sont effectués dans la semaine qui suit l’arrivée de la demande si toutes les conditions prévues au présent règlement sont remplies et après vérifications par le directeur du siège social.

13.10 - Signature sur les comptes

Le président du REF-Union dispose de la signature sur tous les comptes bancaires, postaux et de caisse d’épargne du REF-Union, sans restriction ni limite de montant.

Il peut ouvrir, fermer ou transférer, chaque fois qu’il est nécessaire pour le bon fonctionnement du REF-Union, chacun de ces comptes, après en avoir informé le bureau exécutif et le conseil d’administration.

Il délègue sa signature :

• au trésorier, et à toute personne qu’il mandate à cet effet, sur partie ou totalité de ces comptes avec ou sans limite de montant. En cas de limite de montant, elle est dénommée limite de niveau A ;
• au directeur du siège social, dans les mêmes conditions, avec une limite de montant dénommée de niveau B.

Il donne au service comptabilité une délégation pour utiliser les espèces de la caisse, avec une limite de montant dénommée de niveau C.

Les montants des niveaux A, B et C sont fixés par le conseil d’administration.

Article 14 - Liens entre REF-Union, établissements départementaux ou associés

Les liens entre le REF-Union et les établissements départementaux ou les associés du REF-Union sont décrits dans des conventions spécifiques qui détaillent les engagements respectifs de chaque partie.

14.1 - Convention d’établissement départemental

Le REF-Union demande à chacun de ses établissement départementaux d’exécuter en son nom les services de proximité dévolus à l’ensemble des adhérents du REF-Union relevant du département correspondant.

A ce titre, l’établissement départemental représente en assemblée générale du REF-Union l’ensemble des adhérents du REF-Union relevant du département correspondant hormis ceux ayant opté pour le vote individuel.

En contrepartie, l’établissement départemental, dépositaire de la reconnaissance d’utilité publique, reçoit pour ses prestations une participation financière fonction du nombre d’adhérents du REF-Union relevant de l’établissement correspondant. En retour, il rend compte annuellement de l’utilisation de ces fonds.

Dans ce cadre, l’établissement départemental doit non seulement être représentatif des adhérents du REF-Union mais également soutenir les projets du REF-Union dans le département. L’insatisfaction d’une de ces obligations constitue un motif grave de radiation du membre actif.

14.2 - Convention d’associé

Le REF-Union demande à chacun de ses associés (union, fédération ou association) d’animer dans son domaine spécifique la commission du REF-Union correspondante. Dans ce cadre, il soumet son projet (accompagné du budget correspondant) à la décision du conseil d’administration du REF-Union.

Ces unions, fédérations ou associations sont associées à toutes réunions, tous travaux concernant leur domaine. En contrepartie, elles sont titulaires de la reconnaissance d’utilité publique, reçoivent du REF-Union le budget nécessaire à leurs activités et lui rendent compte de l’emploi de ce budget.

De même que précédemment, les critères de représentativité et de soutien au REF-Union peuvent, s’ils ne sont pas effectifs, constituer des motifs graves de radiation.

14.3 - Conseil consultatif des présidents départementaux (CCPD)

Ce conseil, composé des présidents des établissements départementaux est convoqué au moins une fois par an par le président du REF-Union qui le préside.

L’ordre du jour est établi par le conseil d’administration à partir des propositions émanant des présidents.

Le conseil est chargé d’émettre des avis sur les points qui lui sont soumis en relation avec les objectifs du REF-Union.

Le compte rendu de la réunion fait office de document de travail pour le conseil d’administration.

14.4 - Conseil consultatif des associés

Le « Nconseil consultatif des associésN» (CCA) est composé des représentants des associés. Il se réunit au minimum une fois par an sur convocation du président du REF-Union qui le préside.

Le conseil est tenu informé de la politique du REF-Union sur toutes les questions en relation avec la défense et la promotion du radioamateurisme.

Il émet sur ces questions des avis et suggestions, qui font l’objet d’un rapport soumis au conseil d’administration du REF-Union.

Les assemblées générales

Article 15 - Les assemblées générales

L’assemblée générale du REF-Union se réunit en séance ordinaire une fois par an et en séance extraordinaire selon les dispositions des articles 9, 18, 19 et 20 des statuts.

15.1 - Composition

L’assemblée générale du REF-Union est composée de tous les adhérents du REF-Union à jour de cotisation.

Seuls participent à l’assemblée générale du REF-Union avec voix délibérative :

• le président, ou son représentant dûment mandaté, de chaque établissement départemental du REF-Union, avec un nombre de voix défini à l’article 9 des statuts ;
• les adhérents du REF-Union qui ne souhaitent pas être représentés mais souhaitent venir voter personnellement à l’assemblée générale, avec une voix ou un nombre de voix défini à l’article 8 des statuts ;
• les membres honoraires, avec un nombre de voix défini à l’article 8 des statuts.

15.2 - Convocation

L’assemblée générale est convoquée par le président du REF-Union, par lettre adressée aux établissements départementaux, aux associés et aux membres honoraires du REF-Union, un mois au moins avant sa tenue sauf cas particulier prévu aux articles 18 et 19 des statuts.

Les responsables des établissements départementaux, sont tenus de transmettre immédiatement ladite convocation à tous les adhérents du REF-Union relevant de leur établissement.

La convocation à l’assemblée générale est également publiée dans les délais nécessaires dans la revue périodique du REF-Union.

A la lettre de convocation envoyée par le président du REF-Union, ainsi que dans la revue périodique, sont annexés :

• l’ordre du jour,
• les différents rapports et documents qui seront soumis aux votes.

15.3 - Détermination du nombre de voix

Quel que soit le mode de vote choisi par un adhérent du REF-Union, sa propre voix ne peut être qu’unique.

Aussi, le président du REF-Union s’assure que les moyens informatiques sont en place au siège social pour effectuer les vérifications nécessaires à cet effet.

Tout adhérent du REF-Union, est de droit rattaché à l’établissement départemental dont dépend sa résidence principale.

Cependant, il peut demander au siège social du REF-Union son rattachement à un autre établissement départemental.

Les bulletins de vote sont fournis aux établissements départementaux, aux adhérents qui souhaitent voter individuellement et aux membres honoraires par le siège social du REF-Union.

Le siège social du REF-Union effectue, sous la responsabilité du président du REF-Union et avant chaque assemblée générale, tous les calculs des nombres de voix attribués à chacun.

15.4 - Attributions

L’assemblée générale est l’instance souveraine du REF-Union dans la limite des lois et règlements en vigueur et dans la limite de ses statuts.

Elle ne peut valablement délibérer que sur l’ordre du jour accepté par le conseil d’administration du REF-Union.

Elle peut cependant aborder toute question non inscrite à cet ordre du jour, émanant de membres ou d’adhérents du REF-Union, à condition que ladite question ait trait à l’objet du REF-Union et qu’il n’y ait pas de vote à son sujet.

15.5 - Fonctionnement

L’assemblée générale se réunit en assemblée plénière. Le déroulement des travaux est réglé par son bureau. Toute personne invitée par le conseil d’administration peut y participer, sans droit de vote.

Participent à l’assemblée générale du REF-Union avec voix consultative :

• les associés ;
• les adhérents déjà représentés par le président, ou son représentant, de l’établissement départemental dont ils relèvent.

Les délibérations sont adoptées à la majorité simple des suffrages exprimés.

La régularité et le décompte des votes sont assurés par des scrutateurs choisis par l’assemblée générale en son sein, en début de séance.

Le règlement intérieur